LA GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE

La gestione elettronica documentale (in breve GED) consente il trattamento e l’archiviazione di documenti in formato elettronico con rilevanti vantaggi in termini di risparmio sugli spazi destinati agli archivi cartacei e sui tempi di ricerca e consultazione dei documenti, ma soprattutto in relazione ai costi legati ai volumi di stampa prodotti e alle risorse dedicate alla gestione dei processi documentali.

Quest’ultimo punto è cruciale, in un’ottica di razionalizzazione degli investimenti, se consideriamo che il costo del personale pesa ormai sui bilanci dieci volte tanto la spesa per la semplice produzione del documento: oggi le aziende impiegano circa il 45% dei costi relativi al personale (circa il 15% del fatturato complessivo) per la gestione dei documenti.

Parlando di gestione del documento, inoltre, non possono essere sottovalutate le problematiche relative alla sua sicurezza; come dimostra una ricerca Ipsos Global, condotta  a livello europeo, la maggior parte delle aziende, nonostante la spinta normativa, non ha ancora adottato policy idonee per la salvaguardia del patrimonio aziendale e, in particolare, per la protezione dei documenti cartacei che contengono dati sensibili: quasi il 70% dei documenti lasciati dai dipendenti nella stampante contengono informazioni riservate o confidenziali, esposte a letture o copie non autorizzate.

Le soluzioni GED permettono di proteggere la conoscenza aziendale in “fascicoli elettronici” attraverso l’impiego di indici, chiavi di ricerca o voci di testo; i file risiedono su storage di massa magnetico-ottica, ove sono strutturati in forma di record collegati a fonti informative non strutturate (bitmap). Talvolta, inoltre, è possibile arricchire il documento trattato con immagini scansite, contenuti multimediali, messaggi di posta elettronica o spool di stampa.