LA GESTIONE DEI DOCUMENTI IN AZIENDA

Oggi l’informazione viene creata quasi esclusivamente in formato digitale ed il documento elettronico ha un ruolo strategico. Tuttavia la condivisione dell’informazione all’interno dell’azienda ed il suo trasferimento all’esterno avvengono ancora sovente in formato cartaceo, per motivi di leggibilità, valore legale e abitudine all’utilizzo. Emerge chiaramente nel quotidiano che la diffusione dei documenti digitali ha come conseguenza un aumento dei volumi complessivi di documenti presenti in azienda, e non la sostituzione radicale della carta con l’elettronica, a tal punto che cresce l’esigenza di una migliore gestione dei documenti, con particolare attenzione alla trasformazione da un formato all’altro.

La metà dei costi relativi alla stampa e alla gestione dei documenti, spesso sotto stimata ed il più delle volte trascurata, può essere ricondotta alle perdite di tempo dovute all’installazione, alle riconfigurazioni, alla gestione dei dispositivi, all’analisi della qualità dei documenti, alla loro riproduzione, all’help desk.

Per un responsabile finanziario è difficile raccogliere ed analizzare i costi nascosti legati alla gestione documentale, in quanto è impossibile capire chi in azienda è coinvolto come e quanto per la gestione dei vari documenti. Di conseguenza risulta più facile considerare i costi tangilibi e non quelli nascosti. Se però si prende in considerazione l’insieme dei processi documentali nell’azienda e si va ad analizzare in profondità la situazione si scopre che ci sono ancora enormi spazi di risparmio, mai considerati.

Ne consegue la necessità d’intervenire su queste aree di costi nascosti per migliorare i processi, ridurre i costi legati al ciclo di vita del documento, aumentare la produttività e migliorare il livello complessivo di efficacia.

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