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AUTOMATIZZARE I FLUSSI DOCUMENTALI
Lexmark Document Distributor razionalizza
il flusso documentale cartaceo ed il suo utilizzo, velocizza una serie di
attività documentali manuali e ripetitive. In questo modo è possibile ridurre sensibilmente
i costi ed il tempo del personale coinvolto
in questa attività essenziale, ma a basso valore aggiunto per l'azienda.
Per coloro
che ancora non hanno definito una strategia nella gestione dei documenti
che coinvolga l'intera azienda, può essere d'aiuto ed istruttivo esaminare
da vicino le attuali tendenze nella
gestione documentale. Secondo un recente studio di Gartner, le aziende
spendono attualmente dall'1 al 3%
circa del fatturato totale per la produzione di documenti cartacei.
L'utilizzo della carta negli
uffici, infatti, cresce annualmente dal 6 all'8%, secondo le stime
dei produttori di carta e di altre
fonti. Un mistero, in questa era elettronica? Non esattamente. Semplicemente,
l'ambiente lavorativo odierno comporta un numero sempre più elevato
di canali informativi. Il che significa
più opportunità di produrre informazioni. Uno studio di Market Tool Study,
ad esempio, dimostra che gli impiegati stampano in media 33 pagine
Internet al giorno.
E, secondo XPLOR, la stampa
di e-mail rappresenta il 40% delle pagine stampate in un ufficio. Nell'insieme,
secondo un rapporto di AIIM, per ogni miliardo di dollari di fatturato,
un'azienda stampa 88 milioni di
pagine. I costi relativi ai documenti sono diventati una parte così rilevante delle
spese di un'azienda, che è indispensabile gestirli in maniera appropriata.
Diventa fondamentale, quindi,
l'integrazione delle funzioni di stampa, fax e distribuzione dei documenti,
l'implementazione di soluzioni per la stampa on demand e per la modulistica
elettronica, l'acquisizione distribuita di documenti, l'ottimizzazione
dell'architettura di stampa distribuita e la gestione end-to-end dei
flussi documentali.
Ad esempio, è possibile creare le fatture emesse dal proprio sistema
gestionale (AS/400, SAP, ecc.) in formato elettronico (es. PDF),
distribuirle in automatico ai vari destinatari (con eMail, Fax, FTP, ecc.),
inviarle sempre automaticamente in archivio (o al proprio sistema EDMS) per
poi conservarle in modo sostitutivo a norma di legge.
La soluzione Lexmark
Document Solutions Suite permette tutto questo e su misura delle
specifiche realtà, grazie alla sua completa programmabilità.
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