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LA GESTIONE DOCUMENTALE E IL PREZZO DEL COMPETERE
Nell’ultimo decennio l’interesse primario
delle aziende, dal punto di vista degli investimenti nell’IT, si sono concentrati
sull’ottimizzazione delle infrastrutture e dei processi: un ridisegno dei
flussi informativi condotto sull’impronta dei sistemi ERP, senza però
prestare l’attenzione richiesta alla gestione dei documenti e delle
relative stampe. Chi pensava ad un "paperless office" forse era davvero convinto
che la digitalizzazione avrebbe portato a un mondo senza carta.
Il
paradigma è cambiato, ma il saldo dei volumi di carta stampata è tuttora positivo.
Perché ciò che prima si mandava in stampa per essere poi distribuito
fisicamente, oggi viene inoltrato in elettronico per una riproduzione in
locale. Ossia, il punto di produzione si è spostato vicino all’utente. Nel
frattempo è maturata la consapevolezza delle aziende rispetto alle
opportunità di efficientamento e alle economie che si legano a una
gestione ottimale dei documenti, più che mai d’obbligo in una situazione
economica ancora difficile. E’ quanto oggi le imprese richiedono subito ai
propri fornitori, allorché impegnate nel ridisegnare i processi e i flussi
operativi, privilegiando chi non si limita alla proposta di tecnologia, ma
è in grado di definire un approccio risolutivo mirato a una
razionalizzazione a tutto tondo.
Non c’è più bisogno di convincere le
direzioni aziendali che si tratti della strada più opportuna, perché ne
hanno già consapevolezza: l’analisi del Total Cost of Ownership (TCO) e la
valutazione dei benefici che derivano dall’ottimizzazione del workflow e
degli output documentali, rappresentano ormai una prassi sempre più
diffusa. Proprio perché costituiscono una componente essenziale del prezzo
per competere. Del resto, l’esigenza pressante di guadagnare competitività
sul mercato è il più forte stimolo a ridurre i costi e ad aumentare la
produttività. Con la spinta a scandagliare i processi alla ricerca di ogni
possibile area di miglioramento. Così, non deve meravigliare se sono
numerosi i casi applicativi in cui si sono potuti ridurre i sistemi di
copia e stampa perfino dell’80%, sulla base di piattaforme di
gestione documentale configurate in rete, capaci altresì di portare a
risparmi del costo di possesso e di esercizio che possono arrivare al 40%.
Opportunità che non costituiscono una
prerogativa delle sole grandi aziende, ove le economie possono risultare
davvero ingenti, ma che si ritrovano anche nelle piccole e medie imprese.
Anche qui, gestire al meglio documenti e output di stampa a supporto dei
processi aziendali, presuppone infatti la capacità di dominare le due
componenti, applicativa e di processo, organizzativa e funzionale: la
gestione dei flussi documentali non più disgiunta da quella,
onnicomprensiva, del parco macchine installato.
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