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STAMPARE SOLO ALLA
FINE
La stampa di documenti in
formato cartaceo è una voce dei costi di gestione quotidiana dell’attività
aziendale tutt’altro che trascurabile:
in Italia il personale
d'ufficio stampa annualmente circa 115 miliardi di pagine, di cui ben 19
miliardi e mezzo (pari al 17% del totale) non vengono nemmeno utilizzate
perché rimangono nella stampante, nella fotocopiatrice, oppure finiscono
direttamente nel cestino.
Queste cifre corrispondono
a un costo complessivo di circa € 287.176.000, che in termini percentuali
incide per un valore compreso tra l´1% e il 3% sul fatturato complessivo
dell’azienda.
Un’altra voce dei costi è
l’infrastruttura documentale (stampanti, fotocopiatori, fax, scanner)
sviluppata nel tempo quasi sempre in modo casuale e con un’attenzione non
adeguata alle reali esigenze. Troppo spesso il dimensionamento e
l’ubicazione dei dispositivi non è congruente con il reale utilizzo.
Infatti dalle oltre 3000
analisi che Lexmark ha condotto per l’ottimizzazione di oltre 500
infrastrutture documentali, è emerso che nell’80% dei casi si sono trovate
sensibili aree di risparmio, comprese tra il 15% e il 50% dei costi
correnti.
Si chiarisce così come –
sia per una grande che per una piccola azienda – possa rivelarsi un
prezioso moltiplicatore di efficienza e uno strumento di risparmio
l’adozione di una soluzione di document management e di una infrastruttura
documentale ben progettata, basata su stampanti multifunzione, che
gestisca in modo ottimale i flussi documentali secondo le “prassi
ottimali” individuate dal recente studio sul TCO condotto da Xplor Italia
Research.
Limitando il numero di stampe su carta alle
reali esigenze, si possono eliminare gli archivi cartacei e integrare al
massimo le procedure amministrative con i sistemi gestionali in adozione
presso l’azienda, abbattendo così i volumi di stampa e i relativi costi.
Dimensionando correttamente l’infrastruttura documentale, si abbattono
anche i costi delle pagine che devono essere comunque stampate.
Lexmark, azienda multinazionale con sede principale a
Lexington in Kentucky e 27 filiali che impiegano circa 13.000 dipendenti
in tutto il mondo, ha sviluppato una piattaforma tecnologica che permette
alla community Lexmark Solution Network (LSN), composta da system
integrator certificati, e all’unità interna Global Professional
Services (GPS), composta da professionisti dotati di certificazione
internazione CDIA+, di erogare i servizi più innovativi e le
soluzioni più idonee per agire efficacemente all’interno
dell’organizzazione, in considerazione delle sue specifiche esigenze e
peculiarità.
LSN e
GPS sono il team di consulenti che affianca il management d’impresa nel
definire i piani di intervento volti a ottimizzare il rapporto
costi/benefici con riferimento alla stampa distribuita e alla gestione
del documento nei flussi di lavoro quotidiano.
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