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COME RIDURRE I COSTI DI STAMPA NELLE PMI
Quando all’interno
dell’azienda nasce l’esigenza di equilibrare produttività e investimenti
in innovazione, gli IT manager, come i responsabili delle altre aree di
business, sono chiamati a realizzare piani di intervento a tutti i livelli
dell’organizzazione per ottimizzare i processi e razionalizzare i costi.
Queste iniziative vengono
attuate all’interno dei diversi comparti aziendali e riguardano tutte le
funzioni operative più importanti, tra cui la gestione del parco
stampanti, che insieme ai sistemi di document management, rappresenta una
delle aree strategiche delle aziende.
Oggi la maggior parte
delle imprese, dalle grandi alle piccole, non è dotata di un parco
stampanti adeguato. L’acquisto dei dispositivi di stampa spesso nasce
dall’esigenza del singolo dipendente senza che sia stata fatta a monte un
corretta analisi delle reali necessità dell’azienda; in assenza di
monitoraggio e controllo, capita di frequente che all’interno di
un’azienda con solo cento dipendenti ci sia quasi un rapporto 1:1 con le
stampanti, ma ancor più grave siamo di fronte a una situazione fortemente
eterogenea che vede la presenza di molteplici marche e modelli, i cui
driver devono essere costantemente aggiornarti per garantire la
condivisione e l’utilizzo delle funzionalità base.
Questo scenario implica,
inoltre, che i magazzini delle aziende abbiano a disposizione numerose
scorte di toner e cartucce per supportare i differenti modelli di printer.
I costi generati dalla
presenza di un parco installato inappropriato sono notevoli per aziende di
ogni dimensione, ma in particolare per le PMI rappresentano un’area
critica da gestire per evitare inefficienze e dispersioni di denaro. Nelle
PMI, inoltre, la gestione e la manutenzione di un parco stampanti molto
complesso comporta l’impiego di numerose risorse che, talvolta, non hanno
la competenza tecnica per proporre interventi volti a migliorare le
prestazioni e diminuire i costi di stampa.
Per una corretta
risoluzione di queste problematiche vi sono due vie da percorrere: da un
lato realizzare un’opportuna standardizzazione del parco installato;
dall’altro utilizzare dispositivi di stampa, di facile impiego, che
aiutino a ottimizzare i processi di stampa.
Ad avvalorare queste
indicazioni una recente ricerca ha sottolineato che se le PMI
organizzassero efficacemente il loro parco stampanti, potrebbero
risparmiare fino al 30% dei costi di gestione annuali.
Configurare un parco
stampanti omogeneo, che risponda a modelli standard già installati,
permette di abbattere in modo considerevole i costi; inoltre smettere di
acquistare i prodotti per opportunità, per esempio in caso di promozioni,
consente di ottenere prezzi migliori anche sui prodotti di consumo.
L’acquisto a volumi,
infatti, anche se piccoli, agevola le trattative con il fornitore: se,
poi, il singolo acquisto è corredato da ulteriori integrazioni di software
e servizi, è ovvio che la negoziazione risulterà ancora più profittevole
per l’impresa.
Per misurare i volumi di
carta prodotti, individuare da chi partono gli imput, analizzare la
configurazione del parco stampanti, le grandi aziende sono solite
affidarsi a costosi consulenti esterni che, raccolti questi dati,
determinano esattamente a quanto ammonta la spesa totale di stampa.
Le PMI non hanno la
potenza economica per replicare il modello dei Large Account, ma possono
gestire autonomamente questa attività utilizzando dei servizi software che
i produttori di stampanti o società indipendenti hanno messo a
disposizione. Un buon software di gestione printer può aiutare molto nel
controllo dei costi e nella razionalizzazione delle risorse di stampa
poiché individua in maniera veloce e semplice il numero di pagine stampate
per postazioni, orari di picco, quantità di carta e toner consumati, ecc.
Si è già detto in
precedenza che molte aziende hanno più stampanti di quante, in effetti, ce
ne sia bisogno; spesso queste printer sono modelli ‘personali’ (non
collegabili in rete) che richiedono prodotti di consumo (toner) due o tre
volte più costosi di quelli che vengono utilizzati dalle stampanti di
rete.
Eliminare le stampanti
personali e printer in rete è un’altra soluzione brillante per migliorare
i costi.
In questo senso, un
supporto concreto può essere dato dall’utilizzo di prodotti
multifunzione (MFP) che combinano stampa, copia, fax, e scanner in
unica unità.
Le piccole imprese, per esempio, potrebbero
sostituire il vecchio parco printer con nuove stampanti MFP che oltre a
registrare minori costi di manutenzione e parti di ricambio, garantiscono
elevati livelli di affidabilità gestendo notevoli carichi di lavoro
mensile ad una buona velocità di stampa.
Nel tentativo di ridurre i
costi di stampa ulteriore area critica è l’utilizzo di cartucce
rigenerate.
Alcuni sondaggi hanno
evidenziato che l’uso di queste cartucce non sempre risulta vantaggioso:
qualità non ottimale, numero di pagine stampabili molto basso, frequenti
anomalie e guasti che interrompono la stampa sono solo alcuni dei disagi
provocati dalle cartucce rigenerate.
Questi risultati, inoltre,
cambiano notevolmente da marca a marca e da cartuccia a cartuccia.
Alcuni toner rigenerati
possono fornire valori di durata e resa molto competitivi, buona qualità e
una bassa frequenza di guasto, ma, a differenza delle grandi imprese che
hanno tempo e risorse per realizzare test dedicati alla resa dei toner,
per le PMI è difficile determinare quali tipologie di toner rigenerati
offrano davvero queste garanzie.
Talvolta il risparmio
ottenuto con l’acquisto dei toner rigenerati non ripaga degli
inconvenienti: è meglio investire il tempo e il denaro per ottimizzare il
parco stampanti in relazione alle reali necessità aziendali e gestirlo
efficacemente.
Uno sguardo al futuro
Una notevole spinta ai
processi razionalizzazione in ambito printing si avrà nei prossimi anni,
quando assisteremo alla nascita di nuove stampanti che presenteranno
innovative funzionalità e prestazioni più elevate a basso costo.
La disponibilità di una
stampante ‘universale’ andrà a sostituire completamente le combinazioni di
laser a colori o monocromatiche: potrà stampare pagine in bianco/nero e a
colori allo stesso costo e velocità delle attuali soluzioni e risulterà
più affidabile delle precedenti laser a colori poiché non sarà necessario
sostituire di frequente spesso le cartucce (la resa sarà più elevata).
Per quanto riguarda i
prodotti multifunzione, le nuove generazioni di prodotti non forniranno
soltanto servizi integrati di stampa, copia, fax e scanner di rete; alcuni
MFP saranno programmabili e potranno essere utilizzati all’interno
dell’azienda come ‘chioschi documentali’. Utilizzando un touch screen,
infatti, si potrà accedere in tempo reale a moduli, note spese, copie
ordine, depliant, qualsiasi documento necessario in azienda e senza dover
utilizzare il PC.
Produttività avanzata,
sarà il nuovo slogan.
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