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La mancanza di una visione d'insieme, crea il
problema che esiste oggi in quasi tutte le aziende, dove il numero di
stampanti, fotocopiatori, fax e scanner è cresciuto in modo disorganizzato
e senza una valutazione corretta della configurazione, ubicazione e della
vera necessità degli utenti. In questa situazione i costi di gestione
lievitano e vanno fuori controllo. Diventano costi aziendali non
conosciuti e non gestiti. Inoltre non si è più in grado di gestire gli
sprechi, cioè le stampe inutili, e la sicurezza, cioè le pagine contenenti
informazioni sensibili dimenticate nelle stampanti o nei fotocopiatori.
Il modello Lexmark, messo a punto in anni di esperienza, consiste nel
prendere coscienza della visione d'insieme e dei relativi costi di
gestione, con un'analisi dell'infrastruttura attraverso degli strumenti
specifici. Una volta fatta la fotografia delle realtà, Lexmark studia come
deve essere modificata l'infrastruttura per ottimizzare i costi di
gestione ed utilizzo, l'efficienza, l'efficacia e la produttività. Si
procede poi nella implementazione del progetto di miglioramento, tenendo
sempre presente il ritorno dell'investimento in termini ti tempi e
risparmi.
Quando l'infrastruttura
documentale è ottimizzata, è possibile gestirla in modo adeguato,
semplice, con bassi costi, ed è possibile monitorarla con continuità per
mantenere sempre ai massimi livelli l'ottimizzazione e avere sempre sotto
controllo i costi. Fino a questo punto si è realizzato il primo obiettivo:
la riduzione dei costi di produzione dei documenti.
L'ottimizzazione dell'infrastruttura deve
prevedere l'inserimento di dispositivi Multifunzione e la presenza della
modulistica elettronica, perché la loro presenza permette poi di procedere
con la fase di ottimizzazione dei processi documentali. Oltre a ridurre il
costo di produzione dei documenti, è possibile ridurre anche il numero di
documenti da stampare. Per farlo, bisogna individuare tutte le stampe
inutili e gli sprechi, per eliminarli. Si deve quindi procedere ad
analizzare uno alla volta i vari flussi documentali e studiarne
l'ottimizzazione.
La modulistica elettronica permette di
generare documenti aziendali direttamente in elettronico, che oltre
all'eliminazione dei costi legati alla carta pre-stampata, abbatte i
costi di gestione.
I dispositivi Multifunzione permettono di
acquisire i fax e le pratiche cartacee direttamente in digitale,
eliminando gli sprechi di copie cartacee da produrre e archiviare. Il
grande vantaggio è quello di interagire direttamente con il workflow e
l'infrastruttura IT dell'azienda senza dover dedicare una postazione PC a
tale scopo.
Ecco che a questo punto si è realizzato il
secondo obiettivo: la riduzione delle stampe a quelle solo necessarie, con
notevoli guadagni in termini di velocità dei processi. |
