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DOCUMENT TCOMETER
Il
programma Document TcoMeter è uno strumento di rappresentazione e
valutazione del costo totale di possesso e di esercizio (TCO, Total
Cost of Ownership) relativo ai processi di gestione
documentale e di stampa.
Document TcoMeter è stato sviluppato dal gruppo di lavoro di Xplor Italia Research,
su commissione di Lexmark, allo scopo di fornire
alle aziende una base di partenza concreta e omogenea per valutare le
proprie prassi correnti nel confronto con le cosiddette best practice,
che costituiscono il modello teorico di gestione ottimale.
Lo
strumento è concepito per individuare le aree di possibile miglioramento
nell'ambito delle attività di document & print management, e per suggerire
dove e come intervenire rispetto alle procedure esistenti. Esso può
fornire una stima qualitativa dei risparmi ottenibili per ciascuna voce di
costo, diretto e indiretto.
Document TcoMeter
esegue il confronto tra il profilo di gestione attuale e le
best practice elaborando i dati inseriti nelle schermate proposte
in successione dal programma. Al termine, produce una serie di indicazioni
che possono contribuire a minimizzare i costi inerenti ai processi
aziendali di gestione documentale e di stampa e a sfruttare al meglio le
risorse già disponibili.
Proprio per queste
ragioni, il programma è anche un'utile bussola per indirizzare gli
investimenti in maniera consona alle esigenze rilevate dal confronto con
gli opportuni termini di paragone. Il calcolo del Tco effettuato da
Document TcoMeter origina informazioni che possono tradursi in
altrettante raccomandazioni d'acquisto.
I termini di paragone,
rappresentati dalle best practice, sono stati ricavati incrociando
le assunzioni teoriche citate nella letteratura, le ricerche condotte dai
principali osservatori di mercato internazionali e le evidenze emerse
dalle indagini effettuate su campioni rappresentativi di aziende dei
diversi comparti.
Il modello di
rappresentazione e valutazione che sta alla base Document TcoMeter
poggia su tutto quanto sopra citato, ma, proprio per le sue necessarie
caratteristiche di generalità, non è concepito per fornire stime riferite
alle specificità della singola azienda nè tantomeno misure di natura
quantitativa.
Lo strumento elabora i
dati forniti contestualizzandoli in relazione alle dimensioni dell'azienda
(numero dei dipendenti, classe di fatturato, settore di attività)
Le indicazioni relative
ai costi attuali della gestione documentale e di stampa e ai risparmi
ottenibili, vanno pertanto validate con il ricorso a specialisti del
settore, cui richiedere un progetto per l'ottimizzazione dei processi di
document & print management a misura della propria realtà aziendale.
Xplor
Italia Research
e Lexmark International, società che ha commissionato Document
TcoMeter, sono a disposizione per qualsiasi chiarimento in tema.
Nelle schermate
successive, il programma propone una serie di quesiti che riguardano il
contesto aziendale, le risorse in uso, le modalità e le prassi correnti,
nonché le pratiche operative con cui viene effettuata la gestione
elettronica e cartacea dei documenti.
Com'è ovvio, più le
risposte fornite saranno corrette, più la stima offerta dallo strumento
sarà attendibile. La compilazione del questionario è semplificata da un
help contestuale e dalle descrizioni che appaiono nella finestra,
sfiorando con il mouse le voci in grassetto.
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